21. O FISCAL DO CONTRATO - Contratos Administrativos

21. ATIVIDADES DO FISCAL DO CONTRATO

O fiscal do contrato é o servidor responsável pela sua correta execução, entre as atividades desenvolvidas por ele estão a de acompanhar diretamente e diariamente as todas as atividades do contratado.

Devido à natureza oposta das vontades contidas no termo do contrato (uma parte buscando a satisfação de uma demanda pública e a outra a remuneração por um trabalho) é prudente afirmar que um contrato só será bem executado se este for devidamente fiscalizado.

A meu ver, fiscalizar corretamente um termo de contrato é a forma eficiente de garantir que os objetivos públicos sejam atendidos dentro dos preceitos legais. Muitos órgãos enfatizam o controle na realização dos procedimentos licitatórios, contudo, devemos atentar para o fato de que a licitação que atenda a todos os ditames legais NÃO É GARANTIA SUFICIENTE DE QUE O OBJETO SERÁ DEVIDAMENTE EXECUTADO.

É preciso estabelecer controles específicos para a execução contratual, que é de fato, onde as coisas acontecem e os recursos são consumidos. É importante que fique bem claro que o processo licitatório é a ESCOLHA DA PESSOA A EXECUTAR UM TRABALHO OU FORNECER UM PRODUTO e isso, por si só, não garante o que o objeto será executado da forma pretendida. É preciso controle sistêmico e rotineiro das atividades do contratado.

21.1. Principais atividades do fiscal do contrato

a) Ler atentamente o Termo de Contrato, o Termo de Referência ou Projeto Básico, referente ao objeto contratado;

Comentários: Toda a base contratual está descrita nesses documentos, o conhecimento prévio dos mesmos é indispensável para garantir que a execução do contrato ocorra dentro do que foi acordado entre as partes e com os preceitos legais.

b) Anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas à sua execução;

Comentários: Como já abordado, é preciso afastar a informalidade da fiscalização dos contratos. Tudo deve ser devidamente formalizado, com ciência dos envolvidos.

O fiscal poderá elaborar planilhas de conferência, adotar meios de comunicação formal com o preposto da contratada e com o gestor do contrato, dos quais se possa comprovar o relato dos fatos ocorridos. Também poderão ser adotados livros de ocorrência, onde o fiscal anotará todos os fatos relevantes, dando ciência aos envolvidos.

Os registros do fiscal de contratos é o principal instrumento de subsidio aos órgãos de controle interno e externo, constituindo em elemento indispensável à fiscalização. Além de resguardar o fiscal de possíveis responsabilidades, caso seja preenchido corretamente e tempestivamente, de maneira a comprovar a atuação proativa do fiscal.

c) Esclarecer dúvidas do preposto/representante da Contratada que estiverem sob a sua alçada, encaminhando às áreas competentes os problemas que surgirem quando lhe faltar competência;

Comentários: O fiscal deve possuir conhecimento sobre o serviço a ser realizado, uma vez que ele estará em constante contato com o preposto da contratada, devendo esclarecer as dúvidas que por ventura venham a ocorrer e corrigir eventuais falhas de procedimentos, que possam comprometer a execução do contrato.

d) Verificar a execução do objeto contratual, proceder à sua medição e formalizar a atestação. Em caso de dúvida, buscar, obrigatoriamente, auxílio para que efetue corretamente a atestação/medição;

Comentários: O acompanhamento diário das atividades é uma das principais funções do fiscal do contrato. Desse acompanhamento rotineiro, decorre a obrigação de atestar a conformidade do serviço, bem como conferir ou atestar as medições, atestar a qualidade dos serviços, etc.

Sempre que o fiscal não se sentir confortável para atestar uma medição (obra) ou a qualidade do serviço prestado, ele deve se valer de pessoas/técnicos para subsidiá-lo nesta tarefa.

e) Antecipar-se a solucionar problemas que afetem a relação contratual (greve, chuvas, fim de prazo);

Comentários: Durante a execução contratual pode ocorrer uma série imprevistos que podem prejudicar a execução do contrato. Em muitos casos os danos causados pelos imprevistos podem ser minimizados, se adotadas algumas medidas prévias. Daí a necessidade do fiscal se mostrar proativo e ter uma visão sistêmica do contrato.

Por exemplo: Sabemos que o período chuvoso ocorre entre os meses de outubro a março. As chuvas não impedem a realização de obras e uma série de outras atividades. Caso estejamos no período chuvoso e uma empresa entrega uma série de materiais elétricos em uma obra, o fiscal deve tomar as medidas junto ao preposto para que esse material fique o menor tempo possível em locais onde possa molhar. Ou entrar em contato com a empresa responsável pela entrega e agendar uma nova data ou adiar a entrega por um período, sem prejuízo do andamento normal da obra.

f) Notificar a Contratada em qualquer ocorrência desconforme com as cláusulas contratuais, sempre por escrito, com prova de recebimento da notificação (procedimento formal, com prazo). Em caso de obras e prestação de serviços de engenharia, anotar todas as ocorrências no diário de obras, tomando as providências que estejam sob sua alçada e encaminhando às instâncias competentes aquelas que fugirem de sua alçada;

Comentários: Mais uma vez estamos diante de um fato que exige a criação de uma cultura de contrato, formalizando a comunicação entre contratante e contratado e entre os diversos níveis hierárquicos da própria contratante.

Sempre que um fato for passível de punição (advertência, multa, impedimento de licitar), o fiscal não deve chamar para si a responsabilidade de decidir sobre a punir ou não a contratada. Esse não é o seu papel. A função do fiscal é identificar o fato, fundamentar e submeter o processo para decisão da instância superior, qual seja, o gestor do contrato, para que este decida a questão.

g) Receber e encaminhar imediatamente após a conferência as Faturas/Notas Fiscais, devidamente atestadas ao gestor do contrato, para que este adote as medidas necessárias para sua quitação.

Comentários: Atestar a fatura é uma das funções do fiscal do contrato e uma das mias importantes. Esse é o momento em que a Administração Pública reconhece o direito do contratado a receber uma determinada importância. O fiscal deve observar e conferir a pertinência da fatura com o que foi realmente realizado. Em caso de divergência da fatura/nota fiscal com os serviços prestados, o fiscal deve realizar diligências no sentido de corrigir as improbidades. O fiscal não deve atestar a nota fiscal/fatura, enquanto persistirem as divergências.

Somente após a conferência e a adequação dos valores, a fatura deve ser encaminhada, juntamente com os demais documentos necessários para a efetivação do pagamento, ao gestor do contrato, para que este solicite a sua quitação.

h) Controlar o saldo do empenho em função do valor da fatura.

Comentários: É importante que o fiscal controle o saldo do empenho, garantindo que este seja suficiente para acobertar as despesas até o fim da execução do contrato. Deve se manter planilha atualizada com os saldos do empenho, os valores já executados, o período decorrido, o período a vencer, os aditivos ou supressões (quando for o caso), etc.

i) Fiscalizar a manutenção, pela Contratada, das condições de sua habilitação e qualificação, com a solicitação dos documentos necessários à avaliação;

Comentários: A cada pagamento a situação do contratado deve ser confrontada com as exigências do instrumento convocatório, sendo vedado efetuar pagamentos a pessoas que se encontrem em situação irregular. O fiscal deve fazer as diligências junto aos sistemas do governo (SICAF) e/ou solicitar documentos, quando necessário. A situação de regularidade ou não da empresa deve ser informada ao gestor do contrato no momento do encaminhamento da nota fiscal.

IMPORTANTE: A manutenção das condições de habilitação é um requisito para que ocorra o pagamento, não para atestar se o serviço executado está de acordo com o que foi contratado.

j) Rejeitar bens e serviços que estejam em desacordo com as especificações do objeto contratado. A ação do Fiscal, nesses casos, deverá observar o que reza o Termo de Contrato e/ou o edital da licitação e seus anexos.

Comentários: O fiscal não está obrigado a atestar nada que não esteja em estrita consonância com o objeto contratado. Ele poderá rejeitar no todo ou em parte, qualquer serviço que apresente vícios, defeitos, não estejam contemplados na avença, ou que descumpram qualquer outro acordo feito anteriormente.

Nos serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra, notas fiscais que apresentem, reiteradamente, o mesmo valor, constituem-se em um forte indicio de irregularidades. Devemos levar em consideração que as pessoas estão sujeitas a uma série de eventos que, em algum momento, a impedirão de comparecer ao trabalho, como por exemplo: doenças, consultas de rotina, greve no sistema de transporte, etc. Essas faltas devem ser descontadas das faturas, uma vez que o contrato já prevê esse tipo de situação e garante recursos para eventuais substituições.

k) Em se tratando de obras e serviços de engenharia, receber provisoriamente o objeto do Contrato, no prazo estabelecido, mediante termo circunstanciado assinado pelas partes.

Comentário: (Ver item 11 da apostila)

l) Acompanhar e controlar, quando for o caso, as entregas e o estoque de materiais de reposição, destinado à execução do objeto contratado, principalmente quanto à sua quantidade e qualidade;

Comentário: O fiscal do contrato deve zelar para que os produtos, equipamentos, insumos e outros, utilizados na execução do objeto tenham a qualidade esperada. Deve conferir diariamente (por amostragem – dependendo do objeto) se estão sendo empregados, utilizados ou repostos satisfatoriamente.

Ex: A UFV mantém um contrato de limpeza na Biblioteca Central, onde a contratada é responsável pela limpeza dos ambientes, bem como manter no local papel higiênico, sabonete líquido, etc. O fiscal deve atestar que os produtos estão sendo utilizados em quantidade suficiente e com a devida qualidade.

m) Manter o controle nominal dos empregados da Contratada vinculados ao contrato, bem como exigir que se apresentem uniformizados e com crachá de identificação, solicitando a substituição daqueles que comprometam a perfeita execução dos serviços, inclusive quando decorrente de comportamento inadequado;

Comentários: Manter controle de todas as pessoas vinculadas ao contrato é indispensável para garantir a correta execução do contrato, bem como para assegurar os direitos desses trabalhadores.

Como já observamos, a IN SLTI n° 02/2008, em seu artigo 19-A, VII, estabelece que a contratada deve disponibilizar acesso aos seus colaboradores, via internet, aos sistemas previdenciários. Atestar que os valores devidos à previdência social estão sendo corretamente depositados é um dever da administração, dessa forma ele pode exigir dos servidores, extrato individualizado das suas contribuições.

É importante que a aferição do extrato individualizado seja realizado por amostragem, de forma que durante a execução contratual, todos empregados tenham seus extratos analisados.

Ex: Em um contrato com 120 postos de trabalho, levando em conta que a empresa tem 60 dias para disponibilizar o acesso ao sistema da previdência, pode se estabelecer um total de 12 aferições mensais.

n) Procurar auxílio junto às áreas competentes em caso de dúvidas técnicas, administrativas ou jurídicas.

Comentário: Sempre que uma decisão fugir à competência do fiscal, ou sempre que este não reúna conhecimentos técnicos necessários para atestar algum fato, deve o fiscal procurar as instâncias competentes.

o) Solicitar ao gestor do contrato as providências necessárias para sua prorrogação. As medidas devem ser adotadas antes de seu término, reunindo as justificativas cabíveis;

Comentários: Como já vimos a prorrogação do contrato é uma prerrogativa das partes, motivo pelo qual, exige uma postura proativa e tempestiva do fiscal, observando uma série de prazos. O descumprimento desses prazos pode acarretar na descontinuidade da prestação dos serviços e consequente prejuízo para a administração ou aos usuários desses serviços. Vejamos alguns passos importantes que o fiscal deve realizar para a prorrogação do contrato:

▶ Manter contato formal com a contratada, verificando a sua intenção em renovar o contrato. O contato deve ocorrer com antecedência mínima de 03 meses (o prazo pode variar de acordo com a modalidade de licitação e a complexidade dos serviços). É importante que o contato ocorra com certa antecedência, uma vez que, se a contratada se manifestar desfavoravelmente à renovação, deverá ser solicitada a abertura de nova licitação. Tudo isso deve ser formalizado nos autos.

▶ Elaborar pesquisa de preços no mercado (quando necessário);

▶ Levantar os índices de reajuste do contrato e elaborar a nova planilha de custos da contratação (quando couber);

▶ Atestar que a contratada cumpriu, até a presente data, com todas suas obrigações contratuais.

▶ Verificar a existência de fato impeditivo à renovação (ver item 18.2 da apostila)

p) Receber as demandas de alterações de interesse da Contratada, que de verão ser por ela formalizadas e devidamente fundamentadas, principalmente em se tratando de pedido de reequilíbrio econômico-financeiro ou repactuação.

Comentários: Nos casos de alterações com vistas a manutenção do equilíbrio econômico do contrato, deverá o fiscal tomar as providências cabíveis, no sentido de avaliar a situação de fato com os requisitos legais. Somente após todas as conferências e comprovações o processo deverá ser encaminhado ao gestor do contrato para as devidas providências. Vejamos algumas dessas providências:

▶ Atestar a ocorrência do fato superveniente, gerador do pedido de reequilíbrio. Ex: Caso de catástrofes naturais, aumento ou redução de tributos que impliquem no preço do contrato, etc.

▶ Levantar os índices oficiais previstos no edital para o reajuste do contrato;

▶ Realizar o novo cronograma de desembolso, levando em conta os novos valores propostos.

▶ Realizar a pesquisa de mercado necessária à comprovação da compatibilidade do valor proposto com o praticado.

▶ Atentar para todos os requisitos da repactuação ou do reajuste do contrato (ver item 19 da apostila)

q) Alimentar os sites do Governo, os sistemas informatizados da Casa, responsabilizando-se por tais informações, inclusive sempre quando cobradas/solicitadas;

Comentários: Sempre que houver sistemas, planilhas ou formulários a serem preenchidos ou alimentados, caberá ao fiscal essa tarefa. Isso se deve a um fato muito simples: é o fiscal do contrato que tem acesso a todos os dados, podendo fazer a alimentação tempestivamente.